Tutte queste riunioni servono davvero? Ecco come organizzarne una perfetta – Vanity Fair Italia

Sembravano un lontano ricordo – almeno in parte – e invece le riunioni sono tornate prepotenti durante lo smart working e la loro frequenza si stima sia aumentata del 23%. Entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale. Una stima, ma è indubbio che l’emegenza Covid ha accelerato una transizione che porterà molti incontri, meeting e riunioni che prima erano in presenza a essere svolte da remoto tramite Skype o Zoom. Detto ciò, ci sono cose che non cambiano, sia che si tratti di riunioni faccia a faccia o schermo a schermo.

Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, inevitabilmente però le video-riunioni portano con sé alcune sfide. La prima è il «sovraccarico di riunioni». Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace. C’è poi il fattore della scarsa partecipazione. Le distrazioni, nel lavoro da remoto, si moltiplicano: dal campanello che suona alla chat che lampeggia sul desktop, è difficile mantenere la concentrazione a lungo. Insomma, le difficoltà si moltiplicano e la domanda che spesso sorge spontanea è «ma tutte queste riunioni servono davvero»?

È una sensazione diffusa che oggi si facciano troppe riunioni inutili, una dietro l’altra, spesso inconcludenti, in presenza e online. Troppi partecipanti, costi, sprechi di energie e di opportunità: più fatica che soddisfazione. I co-founders di Primate, una società di consulenza per il benessere delle aziende, Marina Capizzi e Tiziano Capelli, hanno scritto il libro Non morire di riunioni (Franco Angeli) all’interno del quale è spiegato il metodo per organizzare riunioni davvero proficue sperimentato e provato in differenti contesti organizzativi; un modello frutto delle più moderne evoluzioni organizzative internazionali e del contributo delle neuroscienze. Ne viene fuori un compendio che per progettare in modo divertente le riunioni, trasformandole in smart meeting, attraverso alcuni passaggi: finalizzazione, focalizzazione e flow, cioè ottenere il massimo con il minimo sforzo. Ne parliamo direttamente con gli autori, focalizzandoci proprio sulle riunioni da remoto.

Perché tendiamo a fare più riunioni del necessario?

«Ci sono diversi motivi. Avete presente quando vi arriva sul tavolo una decisione da prendere ma, siccome vi mancano le informazioni, fate un sacco di riunioni prima di decidere? E quando dedichiamo ore e ore per fare programmi, come se poi potessimo realizzare tutto quello che abbiamo pianificato? E avete mai accettato di partecipare a riunioni senza sapere a cosa servivano? E le riunioni trasformate in “campi di battaglia” o palcoscenici? E quando siete a casa e cliccate “accetto” per dimostrare che non vi state facendo gli affari vostri? Ecco perché facciamo più riunioni del necessario. C’è troppa distanza tra i problemi e le soluzioni perché nelle organizzazioni decidono ancora in pochi (di solito i più distanti dai problemi) e fanno da collo di bottiglia. Perché preferiamo non sbagliare e programmare anziché sperimentare: affrontiamo ancora il futuro facendo piani anziché progettare strada facendo. Perché non siamo abituati a parlarci con trasparenza. Perché si pensa ancora che la leadership debba essere solo quella dei capi mentre serve la leadership di tutti. Le riunioni sono lo specchio delle organizzazioni. Il mondo è cambiato, le organizzazioni e le interazioni tra le persone molto meno. Quindi continuiamo a lavorare e a fare le riunioni come le abbiamo sempre fatte. Invece c’è bisogno di una rivoluzione».

Quali sono le riunioni che si possono evitare?

«Purtroppo l’elenco è lungo. Quelle in cui fin dalla convocazione non è chiaro l’obiettivo, quelle con troppi temi all’ordine del giorno, quelle dove c’è un sacco di gente, quelle dove altri possono dare un contributo più utile del nostro. Selezionare le riunioni a cui partecipare, mandare un collaboratore che ne sa più di noi, chiedere “perché mi hai invitato?” sono gesti che fanno bene alle persone e alle organizzazioni. L’alternativa la conosciamo: perdita di tempo, frustrazione, senso di inconcludenza. Così permettiamo alle riunioni rubandoci le nostre giornate. E questo non ci fa bene. Non siamo abituati ad accostare riunioni e salute. Invece lo dovremmo fare, eccome. Il metodo per le riunioni che proponiamo nel libro si basa proprio su questo. Non a caso il libro è dedicato a tutti coloro che alimentano il benessere del business con il benessere delle persone. Lo spieghiamo anche con le neuroscienze».

Quali sono i momenti della giornata in cui non vanno fatte?

«All’ora di pranzo, subito dopo pranzo, dopo le cinque. Le neuroscienze ci dicono che in quei momenti abbiamo bisogno di dare più spazio al sistema parasimpatico, la componente del Sistema Nervoso Autonomo che ha il compito di favorire la digestione, recuperare le energie e di predisporci per il riposo notturno. E non dimentichiamoci che, a tutte le ore, riunioni troppo lunghe fanno male alla salute…anche del business».

Zoom ha cambiato il modo di fare riunioni, quali sono le cose da non fare su Zoom durante una riunione?

«
Non verificare il funzionamento ottimale di audio e video, e non curare adeguatamente, ad esempio, il nostro abbigliamento, l’inquadratura, la luce, ecc. Non scegliere un angolo della casa in cui possiamo concentrarci senza essere disturbati. Dal lato di chi organizza, non dare spazio a momenti di scambio relazionale e non usare un metodo che consenta a tutti di contribuire. Non prevedere brevi sessioni interattive ogni 10 minuti. Non fare un riepilogo finale di quando si è condiviso e degli impegni presi (chi fa cosa, entro quando, ecc.) Andare oltre gli orari stabiliti. Non prevedere pause, anche brevi, tra una riunione e l’altra».

Come fare tutt’altro durante una riunione, senza farsi beccare?

«Senza dubbio già lo sanno. Basta usare con attenzione audio e video e…ci possiamo fare le unghie, controllare se un vestito ci sta ancora, rispondere alle mail… Ma ci conviene? Questo non ci aiuta a non morire di riunioni».

Curioso di saperne ancora di più? Clicca sopra sulla gallery per conoscere i 5 consigli per trasfomare una riunione in un smart meeting.

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